J.W. :
Ich würde einen Aktenvernichter empfehlen, das löst direkt das Problem mit dem Roller zum schwärzen und spart einiges am Zeit. Die Dokumente sind mit einem ordentlichen Shredder auch richtig vernichtet, während man es mit dem Roller ggf sogar wieder lesbar machen kann. Wenn etwas per Laser gedruckt wurde ist das in der Regel wasserfest, der Roller auch? 🙂
Zur digitalen Ablage, zum einen sollte man ein Netzlaufwerk anhängen, auf welches direkt gescannt wird und zum anderen, einfach den ADF nutzen. Da muss ich nichts umständlich per Hand ablegen und auswählen. Wenn man dann noch nen paperless dahinter hat, dann braucht man sich um OCR und Tagging auch keine Gedanken mehr zu machen. Aber auch Thema Datensicherung nicht vergessen, weder ein RAID noch eine NAS ist eine solche 😉
Die Anzahl an Ordnern kann man reduzieren, wenn man die Unterlagen nach z. B. Versicherung ablegt und dann ohne register einfach nach Datum sortiert. Wenn man dann Unterlagen nach 10 Jahren vernichten will dann klappt man den Ordner auf, sucht das Datum und kann ab dann alles ausheften um es dem Shredder zuzuführen.
Durch die digitale Ablage wird man in der Regel eh auf die Ordner nicht mehr zugreifen, also warum da große Mühe investieren?
Ansonsten sollte der Stempel mit dem Status auch ein Datum enthalten und vorallem auch jeden Brief mit einem Eingangsstempel versehen, das hilft bei einem Rechtsstreit. So ist der Stempel nicht hilfreich für diese Zwecke. Insbesondere aber der Status bezahlt ist problematisch, da vieles per Lastschrift läuft, so hast du einen inkonsistenten Zustand, solltest du nicht dir mit Lastschrift dahingehend nachpflegen, ich würde das daher auch tatsächlich unterlassen.
2025-08-03 13:30:13