Nhiều doanh nghiệp thuê thợ, tổ đội, nhân công thời vụ theo từng công trình/hạng mục nhưng khi quyết toán lại không có đủ hồ sơ để chứng minh chi phí. Trường hợp doanh nghiệp giao khoán công việc cho cá nhân không đăng ký kinh doanh, khoản tiền công/thù lao cá nhân nhận được có thể thuộc thu nhập từ tiền lương, tiền công. Với cá nhân cư trú không ký HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ dưới 03 tháng, nếu mức chi trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên, bên chi trả về nguyên tắc thực hiện khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi thanh toán, trừ trường hợp cá nhân đủ điều kiện thực hiện cam kết theo quy định. Muốn khoản thuê khoán có hồ sơ đủ chặt để đưa vào chi phí, nên chuẩn bị tối thiểu 07 nhóm tài liệu: ✅ 1. Hợp đồng giao khoán Ghi rõ hạng mục, khối lượng, đơn giá, tiêu chuẩn nghiệm thu, tiến độ và phương thức thanh toán. ✅ 2. CCCD + mã số thuế của cá nhân nhận khoán Nếu một người đại diện cho cả tổ/nhóm thì nên có thêm danh sách thành viên + văn bản ủy quyền + phần thu nhập phân bổ cho từng người. ✅ 3. Biên bản nghiệm thu khối lượng/sản lượng hoặc xác nhận công việc hoàn thành Đây là hồ sơ rất quan trọng để chứng minh: có công việc thực tế → có kết quả thực tế → có căn cứ thanh toán. ✅ 4. Bảng xác nhận nhân lực thực tế Nếu công trình cần theo dõi người vào làm, số ngày thực hiện, nhân lực tham gia thì nên lưu bảng này để đối chiếu với khối lượng nghiệm thu. Lưu ý: với hợp đồng giao khoán, nên dùng bảng này để xác nhận nhân lực/khối lượng, không nên xây dựng giống bảng chấm công – trả lương của nhân viên nếu bản chất không phải quan hệ lao động. ✅ 5. Chứng từ thanh toán Phiếu chi, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng hoặc chứng từ khác phù hợp với phương thức thanh toán và quy định thuế áp dụng. ✅ 6. Hồ sơ khấu trừ, kê khai và nộp thuế TNCN Bao gồm hồ sơ kê khai thuế, chứng từ nộp thuế và chứng từ khấu trừ thuế khi thuộc trường hợp phải cấp. ✅ 7. Biên bản thanh lý hợp đồng Chốt khối lượng đã thực hiện, tổng giá trị được thanh toán, số đã tạm ứng, số còn phải trả và nghĩa vụ của các bên. Ngoài ra, tùy tính chất công việc, doanh nghiệp có thể lưu thêm: ✅ Hình ảnh thi công/thực hiện công việc; ✅ Nhật ký công trình; ✅ Phiếu giao nhận vật tư; ✅ Bảng xác nhận sản lượng; ✅ Đề nghị thanh toán; ✅ Bảng phân chia tiền cho thành viên tổ đội. để tăng khả năng chứng minh. Tuy nhiên doanh nghiệp cần lưu ý không phải cứ ký một hợp đồng tên là “Hợp đồng giao khoán” thì quan hệ đó mặc nhiên là giao khoán. Nếu thực tế cá nhân: - Làm việc theo giờ cố định; - Chịu sự quản lý, điều hành thường xuyên; - Được bố trí vào một vị trí công việc ổn định; - Nhận tiền cố định hàng tháng giống tiền lương; - Áp dụng chấm công, nghỉ phép, kỷ luật như nhân viên; thì vẫn cần rà soát nguy cơ quan hệ này được xác định là quan hệ lao động. Đây cũng là cách Justeps triển khai khi rà soát pháp lý cho doanh nghiệp. Justeps không chỉ sửa một hợp đồng hoặc cung cấp một bộ biểu mẫu riêng lẻ mà sẽ đi từ bản chất hoạt động thực tế của doanh nghiệp để xác định: ✅ Doanh nghiệp đang sử dụng lao động, cộng tác viên, cá nhân nhận khoán hay tổ đội theo mô hình nào; ✅ Mô hình đang áp dụng có phù hợp với cách quản lý và chi trả thực tế hay không; ✅ Khoản tiền đang chi nên được thiết kế, nghiệm thu và lưu hồ sơ thế nào để có căn cứ về lao động – thuế – kế toán – BHXH; ✅ Hợp đồng, quy chế, quy trình và biểu mẫu nội bộ đang thiếu gì Mọi thông tin vui lòng liên hệ: 📩 Email: info@justepslegal.com 🌐 Website: https://justepslegal.com/ 🌐 Website: https://justeps.vn/ 🌐 Page: Justeps ☎️ Hotline (Zalo): 096 172 2607 #LuatLaoDong #NhanSu #PhapLyDoanhNghiep # - @justepslegal